Dos trabajos distintos
Una solicitud de cotización (RFQ) pide al distribuidor que ponga precio a algo, que verifique la disponibilidad o que proponga productos para un proyecto. Un vendedor prepara una cotización y la envía, y el cliente puede comprar o no.
Una orden de compra encarga productos cuyo precio ya está acordado. No se negocia nada: el vendedor captura el pedido y el cliente espera la mercancía.
En el ERP también terminan de forma distinta. Una solicitud de cotización se convierte en una cotización enviada al cliente; una orden de compra, en una orden de venta que el cliente está esperando.
Por qué las mismas palabras dan problemas
En español y en portugués, la trampa está en la palabra «pedido». Si acompaña a una pregunta de precio —en portugués, «pedido de cotação» o «pedido de orçamento»—, es una solicitud de cotización. Sola, o como «pedido de compra» (o «encomenda», en portugués), es un pedido.
Además, los pedidos llegan con formas que una regla por palabras clave no detecta: un PDF de la orden de compra adjunto con una sola línea de texto, un reenvío dentro de un hilo más largo, una confirmación de pedido, una notificación EDI. Si te están pasando un documento de pedido, es un pedido, por corto que sea el correo que lo acompaña.
El reparto no es el que esperarías
Es fácil suponer que las cotizaciones son la mayor parte de la bandeja de entrada. En Aronlight, la distribuidora de iluminación donde Ettore funciona en producción, fue al revés: en los 30 días hasta el 24 de septiembre de 2026, Ettore leyó 614 órdenes de compra y 166 solicitudes de cotización, casi cuatro pedidos por cada solicitud de cotización, concentrados en un solo buzón.
Así que una automatización que solo entiende de cotizaciones deja sin tocar la mayor parte de la bandeja de entrada o, peor aún, hace pasar los pedidos por un flujo de cotización en el que no hay nada que negociar.
Qué hace una buena automatización con cada una
Primero clasifica. Cada correo se etiqueta como solicitud de cotización o como orden de compra antes de que ocurra nada más, y la etiqueta se ve en la cola, así que el equipo sabe qué tipo de trabajo le espera.
Después, las dos reciben la misma lectura cuidadosa: se identifica al cliente, cada línea se asocia a un código (SKU) y se aplica la lista de precios propia del cliente. Una línea de la que el sistema no está seguro se señala para que la vea una persona, en lugar de rellenarse en silencio.
Al final se separan. Una solicitud de cotización se convierte en un borrador de cotización listo para enviar. Una orden de compra se convierte en una orden de venta en borrador, y aun así la revisa una persona, porque puede que un vendedor tenga que ajustar un precio antes de que llegue al ERP. En el caso de Ettore, el pedido nunca se confirma automáticamente: la confirmación sigue en manos del equipo.