Dois trabalhos diferentes
Um pedido de orçamento pede à distribuidora que dê preço a alguma coisa, confirme a disponibilidade ou proponha produtos para um projeto. Um comercial prepara o orçamento e envia-o, e o cliente pode comprar ou não.
Uma encomenda compra produtos cujo preço já está acordado. Não há nada a negociar: o comercial regista a encomenda e o cliente fica à espera da mercadoria.
No ERP também acabam de forma diferente. Um pedido de orçamento torna-se um orçamento enviado ao cliente; uma encomenda torna-se uma encomenda de venda de que o cliente está à espera.
Porque é que as mesmas palavras criam problemas
Em português e em espanhol, a armadilha é a palavra «pedido». Quando vem com uma pergunta de preço — «pedido de cotação», «pedido de orçamento» — é um pedido de orçamento. Sozinha ou em «pedido de compra» — tal como «encomenda» — é uma encomenda.
As encomendas também chegam em formatos que escapam a uma regra por palavras-chave: um PDF da encomenda anexado com uma nota de uma linha, um reencaminhamento no meio de uma conversa mais longa, uma confirmação de encomenda, uma notificação EDI. Se lhe estão a passar um documento de encomenda, é uma encomenda, por mais curto que seja o email à volta.
A proporção não é a que se espera
É fácil assumir que os orçamentos são o grosso da caixa de entrada. Na Aronlight, a distribuidora de iluminação onde o Ettore funciona em produção, foi ao contrário: nos 30 dias até 24 de setembro de 2026, o Ettore leu 614 encomendas e 166 pedidos de orçamento — quase quatro encomendas por cada pedido de orçamento, concentradas numa só caixa de correio.
Por isso, uma automação que só percebe de orçamentos deixa a maior parte da caixa de entrada por tratar — ou, pior, empurra as encomendas para um fluxo de orçamentação onde não há nada a negociar.
O que uma boa automação faz com cada um
Primeiro classifica. Cada email é identificado como pedido de orçamento ou encomenda antes de qualquer outra coisa, e essa etiqueta fica visível na fila, para que a equipa veja que tipo de trabalho está à espera.
Depois, ambos recebem a mesma leitura cuidadosa: o cliente é identificado, cada linha é associada a uma referência e é aplicada a tabela de preços do próprio cliente. Uma linha de que o sistema não tem a certeza é assinalada para uma pessoa, não preenchida às escondidas.
Separam-se no fim. Um pedido de orçamento torna-se um rascunho de orçamento para enviar. Uma encomenda torna-se um rascunho de encomenda de venda — e uma pessoa continua a revê-lo, porque um comercial pode ter de ajustar um preço antes de chegar ao ERP. No caso do Ettore, a encomenda nunca é confirmada automaticamente: a confirmação fica com a equipa.