Entrada de encomendas
Automação da entrada de encomendas para distribuidoras grossistas
Uma encomenda não é um orçamento por negociar: o cliente já aceitou o preço e está à espera da mercadoria. O Ettore lê a encomenda quando chega — texto do email, PDF ou folha de cálculo —, associa cada linha ao seu catálogo e prepara a encomenda de venda no seu ERP para uma pessoa verificar.
Dados de exemplo
O que o Ettore faz com uma encomenda.
Pela ordem em que acontece. Nada chega ao ERP antes de uma pessoa o ver.
- 01
Distingue uma encomenda de um pedido de orçamento
Fazer uma encomenda e pedir um preço são trabalhos diferentes, mesmo quando os dois emails dizem «pedido». O Ettore classifica cada um, por isso as encomendas aparecem como encomendas na fila.
- 02
Lê a encomenda onde ela estiver
O corpo do email, um PDF anexado, uma folha de cálculo, uma encomenda reencaminhada no meio de uma conversa mais longa.
- 03
Identifica o cliente
O remetente é associado à ficha de cliente no seu ERP, para que a conta e a tabela de preços certas venham atrás.
- 04
Associa cada linha
Cada linha é resolvida numa referência do seu catálogo, incluindo códigos de outras marcas. Uma linha de que não tem a certeza fica marcada como «Verificar correspondência», nunca como «Pronta».
- 05
Aplica o preço acordado
A tabela de preços do próprio cliente, vinda do seu ERP. Um comercial pode ainda alterar um preço antes de qualquer coisa ser escrita.
- 06
Arquiva-a no sítio certo
Se trabalha com várias empresas, as regras de encaminhamento decidem em qual delas fica a encomenda.
- 07
Prepara a encomenda de venda
Depois de um comercial rever as linhas, a encomenda é escrita no ERP como rascunho. O Ettore nunca confirma uma encomenda por si.
O que continua com a sua equipa.
Todas as encomendas são revistas
Uma pessoa verifica as linhas associadas e os preços antes de o rascunho ser escrito. Não há nenhuma definição que faça uma encomenda passar diretamente.
A confirmação é sua
O Ettore escreve um rascunho de encomenda de venda. Confirmá-lo, e tudo o que se segue no seu ERP, fica com a sua equipa.
As linhas duvidosas ficam à vista
As linhas sem correspondência ou duvidosas são assinaladas para alguém decidir, em vez de serem preenchidas às escondidas.
Perguntas sobre a entrada de encomendas.
Em que é que isto é diferente da automação de orçamentos?
Um pedido de orçamento pede um preço; uma encomenda compra a um preço já acordado. O Ettore classifica-os separadamente, marca as encomendas como encomendas e prepara uma encomenda de venda em vez de uma proposta.
O Ettore confirma encomendas no nosso ERP?
Não. Escreve a encomenda como rascunho depois de uma pessoa a rever. A confirmação é sempre feita pela sua equipa.
Quantas encomendas lê hoje?
Na Aronlight, o nosso cliente em produção, o Ettore leu 614 encomendas nos 30 dias até 24 de setembro de 2026, a par de 166 pedidos de orçamento.
Em que ERP escreve?
O Odoo, o SAP Business One e o Microsoft Dynamics.
Envie-nos uma encomenda real.
Traga uma das suas encomendas mais confusas. Mostramos-lhe o rascunho que o Ettore produz a partir dela e onde a sua equipa interviria.