Qué es una cotización y qué no es
Una cotización es la oferta formal que le mandas a un cliente: estos productos, a este precio, en estas condiciones y hasta esta fecha. Casi siempre responde a una solicitud de cotización que llegó por correo, por teléfono o por WhatsApp.
No es un pedido ni una factura. Si el cliente acepta, te envía una orden de compra que cita tu folio, y la factura (el CFDI) se emite después, cuando realizas la venta. La cotización no se timbra, así que el formato lo decides tú. Lo que no puede faltar son los datos que el cliente necesita para comparar, decidir y comprar.
Los campos de un formato de cotización
Estos son los campos que debe llevar cualquier cotización entre empresas, en el orden en que suelen aparecer. Si hoy cotizas con una plantilla en Excel o en Word, revísala contra esta lista: el campo que falte es el primero que el cliente te va a preguntar.
| Campo | Qué poner | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Folio | Un número consecutivo que no se repite, por ejemplo COT-2026-0418. | El cliente lo cita en su orden de compra y tú encuentras la cotización sin buscar en el correo. |
| Fecha y vigencia | La fecha de emisión y hasta qué día valen los precios. | Los precios y el tipo de cambio se mueven. Sin vigencia, el cliente puede pedirte en marzo el precio de noviembre. |
| Tus datos | Razón social, RFC, dirección, teléfono y correo. | Que el cliente sepa con quién trata y pueda darte de alta como proveedor. |
| Datos del cliente | Razón social, RFC, nombre del contacto y la referencia de su solicitud: la fecha, la obra o el proyecto. | Que la cotización llegue a quien la pidió y se pueda relacionar con su solicitud. |
| Partidas | Por cada línea: número de partida, código, descripción, cantidad y unidad, precio unitario, descuento e importe. | Es lo que el cliente compara, línea por línea, contra las cotizaciones de otros proveedores. |
| Subtotal, IVA y total | El subtotal, el IVA desglosado (la tasa general en México es del 16%) y el total. | Contesta de antemano la pregunta de siempre: ¿el precio es más IVA o con IVA incluido? |
| Moneda | MXN o USD, escrito con letras. Si cotizas en dólares, cómo se convierte al pagar. | En México el signo $ se usa tanto para pesos como para dólares. |
| Entrega | El tiempo de entrega de cada partida, el lugar de entrega (LAB) y si el flete está incluido. | El cliente programa su obra o su producción con esa fecha. |
| Condiciones de pago | Contado, anticipo o crédito, y a cuántos días. | Dos cotizaciones con el mismo precio no valen lo mismo si una pide anticipo y la otra da crédito. |
| Observaciones | Equivalencias, sustitutos y lo que la cotización no incluye. | Deja por escrito cómo interpretaste la solicitud. |
| Firma | Nombre, cargo y datos de contacto de quien la elabora o la autoriza. | El cliente sabe a quién llamar para cerrar la compra. |
Ejemplo de cotización: encabezado y condiciones
El ejemplo es el de una distribuidora de iluminación que contesta una solicitud recibida por correo. Todos los datos son de ejemplo e inventados: ni las empresas, ni la persona, ni el RFC, ni los códigos, ni los precios son reales.
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Folio | COT-2026-0418 |
| Fecha | 4 de noviembre de 2026 |
| Vigencia | Hasta el 19 de noviembre de 2026 (15 días naturales) |
| Proveedor | Distribuidora Ejemplo, S.A. de C.V. · RFC XXX000000XX0 (ficticio) |
| Cliente | Constructora Muestra, S.A. de C.V. · RFC XXX000000XX0 (ficticio) |
| Referencia | Su solicitud por correo del 3 de noviembre de 2026, obra Bodega Norte |
| Moneda | Pesos mexicanos (MXN). Precios más IVA. |
| Entrega | Partidas 1 y 2: de existencia, 2 días hábiles. Partida 3: 10 días hábiles. LAB nuestro almacén; flete a obra no incluido. |
| Condiciones de pago | Crédito a 30 días a partir de la fecha de factura. |
| Observaciones | Partida 1: se solicitó «downlight de 30 W luz neutra»; se cotiza en 4000 K. Favor de confirmar antes de emitir su orden de compra. |
| Elaboró | Ana López, ejecutiva de ventas · ventas@example.com |
Ejemplo de cotización: partidas y totales
Cada importe es la cantidad por el precio unitario, menos el descuento de la partida. El IVA se calcula sobre el subtotal y se muestra aparte, para que el cliente vea el precio antes y después de impuestos.
| Partida | Código | Descripción | Cantidad | Precio unitario | Descuento | Importe |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | DL-30-840 | Downlight LED 30 W, 4000 K, IP54 | 40 pza | $685.00 | 10% | $24,660.00 |
| 2 | PN-6060-40 | Panel LED 60 × 60 cm, 40 W, 4000 K | 12 pza | $590.00 | — | $7,080.00 |
| 3 | KC-RGBW-02 | Kit controlador RGBW con control remoto | 2 pza | $320.00 | — | $640.00 |
| Subtotal | $32,380.00 | |||||
| IVA 16% | $5,180.80 | |||||
| Total MXN | $37,560.80 |
Los errores por los que más se regresa una cotización
Sin vigencia. Una cotización sin fecha límite te deja atado a un precio que quizá ya no puedes sostener. Pon una fecha concreta; «precios sujetos a cambio sin previo aviso» no le dice al cliente hasta cuándo puede comprar.
El IVA sin aclarar. «$685» puede ser con o sin IVA. Escribe «precios más IVA» y desglosa el impuesto en los totales. Si no todas las partidas llevan la misma tasa (muchos alimentos, por ejemplo, van a tasa 0%), desglósalo por partida; tu contador te dirá cuál aplica a cada producto.
La moneda ambigua. Escribe MXN o USD, nunca solo el signo $. Si cotizas en dólares, aclara cómo se paga; es común indicar que se liquida en pesos al tipo de cambio publicado en el Diario Oficial de la Federación el día del pago.
Una descripción sin código, o el código del cliente sin el tuyo. Si te pidieron con el número de parte de otra marca, pon tu código y aclara que es el equivalente. Así la orden de compra te llega con tu código y nadie tiene que adivinar.
El precio de lista en lugar del precio del cliente. Si ese cliente tiene su propia lista de precios o un descuento pactado, la cotización debe salir con su precio. Corregirlo después cuesta una llamada y, a veces, la venta.
Prometer lo que no hay. Revisa existencias antes de comprometer un tiempo de entrega. Si una partida no está en almacén, dilo en la cotización y da la fecha real, como en la partida 3 del ejemplo.
Una cotización que vive solo en Excel. Si no está en tu ERP, cuando llegue la orden de compra alguien tendrá que recapturar cada partida. Hecha en el sistema desde el principio, la cotización ya tiene su folio, el IVA calculado y el formato impreso, y la orden de venta sale de ella.
Cómo contestar muchas solicitudes de cotización a tiempo
El formato es la parte fácil. El tiempo se va antes: leer el correo o el PDF del cliente, encontrar cada producto en tu catálogo aunque te lo pidan con otras palabras o con el código de otra marca, aplicar su lista de precios, revisar existencias y capturarlo todo en el ERP. Con pocas solicitudes al día se hace a mano; cuando son muchas, se acumulan, y una cotización que tarda puede llegar cuando el cliente ya compró.
Ettore hace ese trabajo previo. Lee la solicitud de cotización que llega al buzón (el texto del correo, un PDF, un Excel o una imagen), identifica al cliente en tu ERP, asocia cada línea a un código de tu catálogo, aplica la lista de precios de ese cliente, revisa existencias y deja la cotización en borrador en el ERP. Una línea de la que no está seguro se marca para que la revise una persona, en lugar de rellenarse en silencio.
El formato sigue siendo el tuyo, porque la cotización se crea en tu ERP con su folio y su PDF. Por defecto, una persona de tu equipo la revisa y la aprueba antes de que salga, y la respuesta puede enviarse desde el mismo buzón por el que llegó la solicitud. Hoy Ettore está conectado con Odoo; SAP Business One, Microsoft Dynamics y otros ERP, a solicitud.