Che cos’è un preventivo, e che cosa non è
Un preventivo è l’offerta formale che mandi a un cliente: questi prodotti, a questo prezzo, a queste condizioni, fino a questa data. Di solito risponde a una richiesta di preventivo arrivata via email, per telefono o tramite un agente.
Non è un ordine e non è una fattura. Se il cliente accetta, ti manda un ordine d’acquisto che cita il numero del tuo preventivo, e la fattura elettronica arriva dopo, quando vendi. Il preventivo non è un documento fiscale e non passa dallo SdI, quindi il modello lo scegli tu. Quello che non può mancare sono i dati che servono al cliente per confrontare, decidere e ordinare.
Le voci di un modello di preventivo
Queste sono le voci che ogni preventivo tra aziende dovrebbe avere, nell’ordine in cui compaiono di solito. Se oggi prepari i preventivi da un modello in Excel o in Word, confrontalo con questo elenco: la voce che manca è la prima che il cliente ti chiederà.
| Voce | Che cosa scrivere | A che cosa serve |
|---|---|---|
| Numero | Un numero progressivo che non si ripete, per esempio 2026/0418. | Il cliente lo cita nel suo ordine e tu ritrovi il preventivo senza cercarlo nella posta. |
| Data e validità | La data di emissione e fino a quando valgono i prezzi. | Prezzi e listini cambiano. Senza una validità, a marzo il cliente può pretendere il prezzo di novembre. |
| I tuoi dati | Ragione sociale, partita IVA, sede, telefono ed email. | Il cliente sa con chi tratta e può inserirti in anagrafica come fornitore. |
| Dati del cliente | Ragione sociale, partita IVA, nome del referente e il riferimento della sua richiesta: la data, il cantiere o la commessa. | Il preventivo arriva a chi lo ha chiesto e si collega alla sua richiesta. |
| Righe | Per ogni riga: numero di riga, codice articolo, descrizione, quantità e unità di misura, prezzo unitario, sconto e importo. | È quello che il cliente confronta, riga per riga, con i preventivi degli altri fornitori. |
| Imponibile, IVA e totale | L’imponibile, l’IVA indicata a parte (l’aliquota ordinaria in Italia è il 22%) e il totale. | Risponde prima che la facciano alla solita domanda: il prezzo è IVA esclusa o IVA inclusa? |
| Consegna e resa | I tempi di consegna di ogni riga, la resa (franco nostro magazzino o franco destino) e se il trasporto è compreso. | Il cliente organizza il cantiere o la produzione su quella data. |
| Pagamento | Modalità e scadenza: bonifico, Ri.Ba., anticipato o a 30 o 60 giorni. | Due preventivi con lo stesso prezzo non valgono uguale se uno chiede un anticipo e l’altro concede 60 giorni. |
| Note | Codici equivalenti, alternative e ciò che il preventivo non comprende. | Mette per iscritto come hai interpretato la richiesta. |
| Firma | Nome, ruolo e recapiti di chi lo ha preparato o approvato, più lo spazio «per accettazione» del cliente. | Il cliente sa chi chiamare, e può restituirlo firmato come conferma. |
Esempio di preventivo: intestazione e condizioni
L’esempio è quello di un distributore di materiale elettrico e illuminazione che risponde a una richiesta arrivata via email. Sono tutti dati di esempio, inventati: le aziende, la persona, la partita IVA, i codici e i prezzi non sono reali.
| Voce | Esempio |
|---|---|
| Numero | 2026/0418 |
| Data | 4 novembre 2026 |
| Validità | Fino al 19 novembre 2026 (15 giorni) |
| Fornitore | Distribuzione Esempio S.r.l. · P. IVA IT00000000000 (fittizia) |
| Cliente | Impianti Campione S.r.l. · P. IVA IT00000000000 (fittizia) |
| Riferimento | Vostra richiesta via email del 3 novembre 2026, cantiere Magazzino Nord |
| Prezzi | In euro, IVA esclusa. |
| Consegna e resa | Righe 1 e 2: disponibili a magazzino, 2 giorni lavorativi. Riga 3: 10 giorni lavorativi. Franco nostro magazzino, trasporto escluso. |
| Pagamento | Bonifico bancario a 30 giorni data fattura fine mese. |
| Note | Riga 1: richiesto «downlight 30 W luce naturale»; quotato a 4000 K. Da confermare prima dell’ordine. |
| Redatto da | Anna Rossi, ufficio commerciale · vendite@example.com |
| Per accettazione | Timbro e firma del cliente |
Esempio di preventivo: righe e totali
Ogni importo è la quantità per il prezzo unitario, meno lo sconto della riga. L’IVA si calcola sull’imponibile e si indica a parte, così il cliente vede il prezzo prima e dopo le imposte.
| Riga | Codice articolo | Descrizione | Quantità | Prezzo unitario | Sconto | Importo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | DL-30-840 | Downlight LED 30 W, 4000 K, IP54 | 40 pz | € 42,00 | 10% | € 1.512,00 |
| 2 | PN-6060-40 | Pannello LED 60 × 60 cm, 40 W, 4000 K | 12 pz | € 36,00 | — | € 432,00 |
| 3 | KC-RGBW-02 | Kit controller RGBW con telecomando | 2 pz | € 19,00 | — | € 38,00 |
| Imponibile | € 1.982,00 | |||||
| IVA 22% | € 436,04 | |||||
| Totale | € 2.418,04 |
Gli errori per cui un preventivo torna indietro
Nessuna validità. Un preventivo senza scadenza ti lega a un prezzo che forse non puoi più tenere. Scrivi una data precisa: «prezzi soggetti a variazione senza preavviso» non dice al cliente fino a quando può ordinare.
IVA non chiarita. «€ 42,00» può essere IVA esclusa o inclusa. Scrivi «prezzi IVA esclusa» e indica l’imposta a parte nei totali. Se non tutte le righe hanno la stessa aliquota (esistono aliquote ridotte), indicala riga per riga; il tuo commercialista ti dirà quale si applica a ogni prodotto.
Sconti in cascata senza il netto. «Listino −40+10» è chiaro a te, non sempre a chi deve approvare l’acquisto. Accanto agli sconti scrivi il prezzo netto unitario e l’importo della riga.
Una descrizione senza codice, o il codice del cliente senza il tuo. Se ti hanno chiesto un articolo con il codice di un altro produttore, scrivi il tuo codice articolo e indica che è l’equivalente. Così l’ordine ti arriva con il tuo codice e nessuno deve tirare a indovinare.
Il prezzo di listino al posto del prezzo del cliente. Se quel cliente ha un suo listino o condizioni commerciali concordate, il preventivo deve uscire al suo prezzo. Correggerlo dopo costa una telefonata e, a volte, la vendita.
Promettere quello che non c’è. Controlla la disponibilità a magazzino prima di impegnarti su una data di consegna. Se una riga non è disponibile, scrivilo nel preventivo con la data reale, come la riga 3 dell’esempio.
Un preventivo che vive solo in Excel. Se non è nel gestionale, quando arriva l’ordine qualcuno deve ribattere ogni riga. Fatto nel gestionale fin dall’inizio, il preventivo ha già il suo numero, l’IVA calcolata e il modello di stampa, e l’ordine cliente nasce da lì.
Come rispondere in tempo a molte richieste di preventivo
Il modello è la parte facile. Il tempo se ne va prima: leggere l’email o il PDF del cliente, trovare ogni prodotto nel catalogo anche quando lo descrive con altre parole o con il codice di un altro marchio, applicare il suo listino, controllare la disponibilità e inserire tutto nel gestionale. Con poche richieste al giorno si fa a mano; quando sono tante si accumulano, e un preventivo lento può arrivare quando il cliente ha già comprato altrove.
Ettore fa questo lavoro preliminare. Legge la richiesta di preventivo che arriva nella casella (il testo dell’email, un PDF, un Excel o un’immagine), riconosce il cliente nel gestionale, associa ogni riga a un codice articolo del tuo catalogo, applica il listino di quel cliente, controlla la disponibilità e lascia il preventivo in bozza nel gestionale. Una riga su cui non è sicuro viene segnalata a una persona, invece di essere compilata in silenzio.
Il modello resta il tuo, perché il preventivo nasce nel tuo gestionale con il suo numero e il suo PDF. Di default una persona del tuo team lo controlla e lo approva prima che parta, e la risposta può partire dalla stessa casella da cui è arrivata la richiesta. Oggi è collegato Odoo; SAP Business One, Microsoft Dynamics e altri gestionali su richiesta.