Teste-a na sua própria caixa de entrada, não numa demonstração
Traga pedidos reais, e escolha os desarrumados: uma descrição em vez de uma referência, um código da concorrência, um PDF do sistema de compras de um cliente, uma folha de cálculo, uma linha que termina em «ou equivalente».
Uma ferramenta que só brilha com referências limpas automatiza a parte que a sua equipa já faz depressa. O valor está nas linhas que hoje alguém tem de ir procurar.
Pergunte se trata orçamentos, encomendas ou ambos
Um pedido de orçamento pede um preço; uma encomenda compra. Exigem trabalho diferente, e uma ferramenta feita para um deixa o outro na caixa de entrada.
Verifique a composição das suas próprias caixas de correio antes de decidir o que automatizar. Em seis semanas da caixa de entrada de uma distribuidora de iluminação contámos 650 encomendas e 192 pedidos de orçamento — as encomendas superaram os pedidos de orçamento numa proporção de cerca de 3,4 para 1. Um projeto delimitado como «orçamentação» teria deixado de fora a maior parte do volume.
Teste a associação nas suas linhas mais difíceis
Dê-lhe produtos quase idênticos que diferem num só atributo — 3000K contra 4000K, IP54 contra IP65. Dê-lhe a mesma especificação escrita de várias formas, com vírgula decimal, sinal de grau ou unidades diferentes. Dê-lhe um código da concorrência e veja se percebe que produto é antes de escolher um dos seus.
Inclua linhas em que a resposta certa é «não tenho a certeza». Essas dizem-lhe mais do que as que acerta.
Descubra o que faz quando não tem a certeza
Esta é a pergunta mais importante. Uma ferramenta que devolve sempre uma correspondência confiante vai, por vezes, devolver uma confiante e errada, e um produto errado num orçamento é um preço errado num documento que o seu cliente pode aceitar.
Pergunte como é marcada uma linha quando a ferramenta não consegue ter a certeza, e se um artigo não reconhecido pode alguma vez ser marcado como pronto sem que uma pessoa o veja. A resposta deve ser uma regra do produto, não uma definição que alguém possa alterar.
Verifique de onde vem o preço
O preço num rascunho deve vir do seu ERP: a tabela de preços deste cliente, o desconto dele, as suas regras de margem. Nunca deve ser gerado por um modelo de linguagem.
Peça para ver as contas de uma linha — preço de tabela, desconto de cliente, preço líquido. Se a ferramenta não as consegue mostrar, a sua equipa não as consegue verificar.
Decida o que pode escrever no seu ERP, e quando
Ler o seu catálogo e escrever orçamentos no seu ERP são níveis de confiança diferentes. Uma implementação sensata primeiro lê, depois prepara rascunhos para revisão, e só escreve no ERP quando a equipa confia nos rascunhos.
Se a ferramenta pode enviar ou lançar alguma coisa sozinha, pergunte a que tipos de pedido isso se aplica, quem os escolhe e o que acontece a uma linha que não é uma correspondência limpa.
Faça as perguntas de segurança antes da demonstração, não depois
Onde ficam guardados os dados? Que modelos de IA leem os emails, e podem treinar com eles? Alguma coisa aprendida com os seus dados é usada para outro cliente? Quem, no fornecedor, pode ver a sua caixa de correio, e cada ação fica registada num sítio onde o administrador da sua empresa a pode verificar?
Um fornecedor que responde a isto numa página pública é mais fácil de avaliar do que um que só responde depois de ter assinado.
Faça o piloto com pedidos reais, e meça-o você mesmo
Comece com uma caixa de correio e tráfego real, não com uma amostra escolhida a dedo. Conte você mesmo: quantas linhas saíram prontas, quantas a sua equipa teve de corrigir, quantas foram assinaladas para uma pessoa e quanto tempo demorou a primeira resposta em comparação com antes.
Combine essas medidas antes de o piloto começar, para que a decisão no fim seja sobre os seus números e não sobre os do fornecedor.
Os erros a evitar
Avaliar a ferramenta numa demonstração com referências limpas. Delimitar o projeto como «orçamentação» quando a maior parte da caixa de entrada são encomendas. Ligar todas as caixas de correio e canais de uma só vez. Desligar a revisão antes de a equipa confiar nos rascunhos. Deixar um modelo de linguagem definir os preços. Ver em «nunca diz que não tem a certeza» um ponto forte.